¿Por qué deben destruirse los documentos comerciales confidenciales?
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La destrucción de documentos confidenciales, una medida de protección
A medida que la competencia empeora entre distintas empresas, mantener la confidencialidad de los documentos puede poner en riesgo a la empresa. En los últimos años, las empresas y administraciones públicas se han centrado en este hecho. Los documentos contables o los que tratan los aspectos fiscales y bancarios de una estructura no deberían caer en cualquier mano.
Si estos archivos sensibles no se destruyen, las empresas se exponen al riesgo de espionaje industrial o robo de identidad. Es para hacer frente a este tipo de casos que la UE ha implantado determinadas medidas.
La normativa sobre la destrucción de documentos confidenciales
Las medidas adoptadas por la Unión Europea son la norma DIN 66399, la directiva CE/95/46 y el GDPR o reglamento europeo de protección de datos. Este último entrará en vigor a partir de mayo de 2018. Todas las empresas y administraciones deben cumplir estas normas. También están obligados a conservar y destruir archivos confidenciales durante un período preestablecido.
De hecho, sólo pueden conservarlos entre 1 y 10 años antes de ser obligados a su destrucción. Si las empresas no respetan ese plazo, pueden ser sancionadas. Además, si la información se comunica a un tercero sin autorización, el culpable será castigado con 5 años de cárcel y una multa de 300.000 euros. Si la divulgación de información es por imprudencia o negligencia, el culpable se arriesga a 3 años de prisión y 100.000 euros de multa.
Las ventajas de destruir documentos confidenciales
Al destruir sus archivos confidenciales, se asegure de mantener su ventaja sobre la competencia. Así que tus rivales no pueden robar a tus clientes ni perjudicarte profesionalmente. Esta acción también le permite evitar acciones legales.
Dado que la destrucción de documentos confidenciales está regulada, corre el riesgo de sanciones y sanciones si los conserva fuera del plazo establecido por la Unión Europea. Si conserva sus datos sensibles más allá de un tiempo determinado, correo el riesgo de multas.
¿Cómo destruir documentos confidenciales?
Es evidente que mantener documentos confidenciales no es una buena solución. Además de ponerse en riesgo de espionaje industrial o robo de identidad, también puede ser demandado. Una acción judicial también puede obligarte a pagar multas más o menos importantes.
Para evitarlo, no debería retrasarse en deshacerse de los archivos confidenciales. Para llevar a cabo esta operación se dispone de un plazo que va de uno a diez años que no debe superarse. Esto puede hacerse internamente. Sin embargo, si no desea perder el tiempo y sus recursos, puede utilizar empresas especializadas.
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